Hoe een goede leiding veel lijden vermijdt.

Hulpmiddel : functioneringsgesprekken.

     
     


De basis van een goede menselijke samenwerking is gebaseerd op een drietal principes :

    Respect, Vertrouwen en integriteit.

Er is een wereld van verschil tussen een functioneringsgesprek en een evaluatiegesprek.
In het eerste geval gaat het om het oplossingen zoeken voor een functioneringsprobleem in onderling overleg met respect voor ieders waarden, en zeker weg van alle juridisering. Het gesprek beperkt zich ook enkel tot dat éne probleem. In het andere geval gaat het om een totaalplaatje van een medewerker waar consequenties aan vast hangen in verband met benoeming, wedde, ontslag …

Het is van het grootste belang bij een functioneringsgesprek de gesprekspartner in zijn waardes te laten want anders gaat die in de verdediging en is er geen dialoog meer mogelijk. Dat betekent niet dat gedragsproblemen niet moeten aangepakt worden. Integendeel en wel zo vlug mogelijk.

Er mag geen ruimte zijn in een organisatie om ongezien in de fout te gaan want als je dat niet doet ga je negatief gedrag positief bekrachtigen en dus zal het verder duren. Wel moet elke geziene fout bespreekbaar zijn.

Iedereen heeft het recht om fouten te maken als men er maar wil uit leren. Dat wil zeggen dat men in de toekomst echt moet proberen die fouten te vermijden.

Voor we verder gaan is het nodig toch een klein inzicht te hebben in een paar neurotische trekken die kunnen voorkomen bij mensen in het algemeen en dus ook op de werkvloer.

Je hebt bij voorbeeld het paranoïde type. Mensen die steeds en overal een mol zien in elke organisatie en die pas tot rust komen als ze de vermeende mol gevonden hebben en aangepakt hebben. Het is zeer moeilijk om hier een vertrouwensrelatie op te bouwen.

Dan heb je de dwangneurose. Deze mensen hebben een enorme drang tot perfectie, zijn nooit tevreden over hun werk en zullen dan ook te vinden zijn in de kwaliteitscontrole op het werk. Zij willen alles beheersen en plannen.

Dan zijn er de theatrale mensen. Mensen met visie maar die 20 cm boven de grond zweven. Het zijn de zogenaamde denkers. Zij zullen zorgen voor grootse projecten zoals olympische spelen bij voorbeeld maar het zijn de doeners die je ernaast moet zetten om die dingen gerealiseerd te krijgen.

Dan zijn er nog 2 minder belangrijke categorieën, namelijk bindingsangst (spreekt voor zich) en depressieve neurose

In de eerste plaats komt het er op aan het vertrouwen te winnen van de groep. Dat doe je door in de tijd je steeds consequent op te stellen en je aan de doelstellingen te houden die vooraf waren vastgelegd. Er moet een evenwicht zijn tussen wat je doet, wat je zegt en wat je uitstraalt. Bodylanguage liegt niet!

Luister naar de ander, en neem de tijd om zijn redenering en zijn motieven te volgen. Zet je aan de zelfde kant van het probleem. Stel de vraag hoe lossen wij dat nu samen op en zoek samen in overleg naar mogelijke oplossingen. Die komen misschien niet zo dadelijk in dat eerste gesprek maar geef de tegenpartij dan de tijd om over zeer precies gestelde vragen na te denken en maak een afspraak wanneer je samen daarop zal terugkomen. Hou je dan ook aan die afspraak.

De conclusies moeten niet geformaliseerd worden, hoeven niet dadelijk op papier te staan maar moeten daarom niet minder dwingend zijn. Als wij zouden afspreken om samen een pint te gaan drinken of een restaurantje te gaan doen dan moet daar ook geen verslag van gemaakt worden maar we houden ons wel aan die afspraak.

Heb je zelf wat fout gedaan waardoor er eventueel wat spanningen ontstaan zijn, durf dat dan toegeven. Dat getuigt enkel van eigen maturiteit. Spreek nooit met derden over wat er tijdens deze functioneringsgesprekken aan bod is gekomen zo beschaam je de privacy en het vertrouwen van je gesprekpartner niet.

Bepaal tijdens het gesprek heel duidelijk wat nu in het vervolg kan, wat moet en op welke wijze. Welke de prioritaire doelstellingen zijn waar we samen voor gaan, met welke middelen en evalueer op gerichte tijdstippen samen de resultaten in vergelijking met het doel dat de organisatie zich gesteld heeft.

Dan is het tijd voor spiegelzoemen.

En ja het is geen tikfout, met m en niet met n. De meest effectieve wijze waarop je het gedrag van mensen kan beinvloeden is ze een spiegel voor te houden. Let maar eens op, en je zal zien dat anderen je op een andere wijze zien dan dat je zelf denkt. Sommige mensen hebben moeite met hun eigen stem als ze ze van een bandrecorder horen of met hun beeld als ze een foto of een film van zichzelf zien. Het beeld dat wij van ons zelf hebben is zo subjectief gekleurd dat het in sommige gevallen ver van de werkelijkheid staat.

Daarom is het nuttig om regelmatig een spiegel voorgehouden te krijgen en de kunst is de spiegel op die afstand te houden dat de fouten wel zichtbaar genoeg zijn om er wat aan te willen doen, maar niet zo groot uitvallen dat je de indruk krijgt dat ze onoverkomelijk zijn. Deze evenwichtsoefening is enorm delicaat. Het bepaalt of je de eigen wil van je gesprekpartner kan inschakelen om aan het probleem wat te doen of dat hij die wil zal gebruiken om in de verdediging te gaan of in het andere geval de ernst van de situatie niet ziet.

Toon dus de mensen aan de hand van een voorbeeld welk het effect van hun handelen is. Doe dat eventueel in een situatie die analoog is aan hun werksituatie maar die niet bedreigend voor hen overkomt. En kom dichter en dichter met die spiegel naar mate de gesprekspartner dat toelaat en er klaar voor is.

Als je dan met de ander spreekt, maak er dan geen monoloog van. Hij of zij zal achteruit gaan zakken, verveeld luisteren en als het gedaan is de opmerking hebben wat een zaag en je staat geen barst verder. Laat het denkwerk van de andere kant komen, geef initiatief. Zo versterk je achteraf ook het feit dat men zich aan de afspraken die men zelf opgesteld heeft gaat houden. De boodschap moet duidelijk zijn. Lange omwegen als inleiding wekken alleen maar frustraties en irritatie op. Wees zacht in de relatie maar hard in de feiten. De omgang kan zacht zijn, kan en moet menselijk zijn en blijven maar de feiten zijn wat ze zijn en mogen en kunnen niet genegeerd worden. Zachte heelmeesters maken stinkende wonden is een uitdrukking die hier meer dan ooit op zijn plaats is alleen … waarom ben je op een bepaald moment hard? Waarom neem je een bepaalde beslissing? Waarom eis je bepaalde dingen? Duidelijkheid in en communicatie van de beslissing is noodzakelijk opdat iedereen begrijpt waar het om gaat en waarrond het draait. Onduidelijkheid zaait twijfel wekt wantrouwen op en geeft de indruk op van manipulatie en willekeur en geeft de integriteit een grote deuk.