Waarom een Dossier opmaken?

     
     

Met een goed dossier opbouwen staat of valt je geloofwaardigheid en de kans dat je een impact zult hebben op de gebeurtenissen, het gedrag van de pester of zelfs een mogelijke cultuurverandering op je werk. De materie is dikwijls zeer complex zodat gesproken woorden snel tekortschieten.

Een dossier helpt de zaken op een rijtje te zetten.

Dit dossier moet een zekere professionaliteit uitstralen zonder daarom de absolute perfectie te willen nastreven. De inhoud moet gestructureerd zijn, overzichtelijk, gebundeld en ten allen tijde … waarheidsgetrouw! Wees dus ten allen tijde eerlijk. De minste leugen kan de geloofwaardigheid volledig doen kelderen.

Het dossier kan als uitgangspunt dienen bij een formele procedure waar de preventieadviseur een onderzoek zal opstarten. Jij wordt dan verder op de hoogte gebracht van de vorderingen van het onderzoek. Je kan ook een informele procedure opstarten. Mijn voorkeur gaat uit om te starten met een informele procedure, je kan later als het niets oplevert nog altijd de procedure formeel maken. Dit heeft een duidelijk voordeel namelijk dat je de werkgever één kans geeft en dit wordt ook als dusdanig zo opgevat, misschien zelfs zonder dat het ooit wordt uitgesproken.

Het dossier wordt door vele mensen gelezen bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, de preventieadviseur, de bedrijfsarts, je baas, de baas van je baas, de general manager, …

Als je de pester zelf iets op papier geeft beperk je dan tot feiten en gevoelens.

Respecteer bij het verspreiden van dit dossier een logische volgorde in de personen die je ermee confronteert. Zo vermijd je dat iets kleins escaleert tot iets gigantisch groots. Geef in deze materie de mensen één kans, maar nooit een tweede kans. Een logische volgorde kan de volgende zijn:

    1. De pester zelf (feiten en gevoelens)
    2. Vertrouwenspersoon/arts en preventieadviseur
    3. De baas van je pester
    4. De baas van de baas van je pester
    5. Human Resources (HR) en personeelsdienst
    6. General manager

Organiseer telkens een gesprek waarin je je dossier toelicht en vermeld dan dat je van plan bent om het dossier ook met de volgende in bovenstaande lijst te bespreken. Zo bewijs je dat je oprecht bent. Je mag je steeds laten bijstaan door een vertrouwenspersoon als je dat wenst. Stop pas met een stapje hoger te gaan in de lijst wanneer je echt het vermoeden hebt dat de persoon tot wie je je richt zich aangesproken voelt en een zekere verantwoordelijkheid voelt voor de gebeurtenissen en effectief zelf tot acties overgaat. De meeste kans heb je dat dit gebeurt bij de baas van de baas van je pester en de general manager.

    • De pester kan tot inkeer komen maar de ervaring leert dat ze dikwijls valse verzoening beogen en gewoon een andere peststrategie zullen volgen. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk langs jou kant sla dan gerust deze stap over.
    • Een vertrouwenspersoon en preventieadviseur moeten per definitie neutraal zijn, dit is positief want zij zullen je sturen in de acties die je zult ondernemen maar het mag daarom nooit de laatste stap zijn in je acties.
    • De baas van de pester is naar alle waarschijnlijkheid niet voldoende op de hoogte van de feiten en ziet de pester wellicht als een charmant, competent iemand (door de manipulatie van de pester). Hij/zij houdt hem in dienst en heeft hem/haar misschien zelfs al gepromoveerd in het verleden. Best richt je je dan tot de baas van de baas van je pester omdat die meer afstand neemt van de situatie.
    • Human resources (HR) zijn er in hoofdzaak voor de werkgever en moeten de werkgever uit de problemen houden. Verwacht hier niet teveel van maar het kan altijd dat er iemand je zaak ter harte neemt.

Als je pester je eigen baas is dan betekent deze werkwijze al snel dat je je misschien naar de general manager moet richten. Indien zelfs deze persoon je niet serieus neemt dan dringen drastische maatregelen zich op of moet je serieus beginnen overwegen om te vertrekken. Zelfs al biedt een juridische optie de goede oplossing, dan nog is een verdere samenwerking met je bedrijf praktisch onmogelijk geworden.